Saviez-vous qu'à ce jour en Belgique, plus de 50% de la population dispose d'un accès Internet « large bande ». Si l'on considère uniquement la population active, cette proportion dépasse les 70 %. Fort de ce constat et cherchant en permanence à offrir des services plus performants à sa clientèle, le Secrétariat Social du Groupe S offre désormais à tous ses clients la possibilité d'envoyer leur bulletin de rémunération à leurs travailleurs par voie électronique. Les bulletins de rémunération produits par le Secrétariat Social du Groupe S sont accessibles aux travailleurs grâce aux 2 prestataires présents sur le marché Belge : Certipost et Zoomit.

Qu'est-ce que le bulletin de rémunération électronique ?

Le bulletin de paie électronique est comme son nom l'indique, une version électronique du bulletin de rémunération. Elle est accessible au travers d'Internet dans des systèmes hautement sécurisés et se présente sous forme d'un fichier PDF qui, une fois ouvert, est visuellement identique à la version papier que le travailleur reçoit habituellement. Il se substitue à la version papier du bulletin de rémunération.

Pourquoi le bulletin de rémunération électronique ?

L'usage du bulletin de rémunération électronique permet de réduire considérablement le volume de papier et la charge de travail relative à la distribution des bulletins de rémunération. Il permet par conséquent de générer une économie substantielle pour les employeurs. En outre, les documents ne peuvent plus être mal distribués ou perdus. Enfin, grâce à ce mécanisme, les travailleurs sont en outre plus rapidement en possession de leurs bulletins de rémunération

Le cadre législatif.

Depuis le mois d'août 2007 une législation permet et réglemente l'envoi des bulletins de rémunération par voie électronique.

Cette loi indique notamment que l'envoi des bulletins de paie par voie électronique ne peut se faire que moyennant  un accord bilatéral entre l'employeur et chacun de ses travailleurs individuellement.

Elle indique également que les bulletins de paie qui sont communiqués de la sorte aux travailleurs doivent faire l'objet d'un archivage électronique particulier ainsi que la procédure qui doit être appliquée pour cet archivage.

Elle précise enfin que l'employeur doit mentionner dans son règlement du travail qu'il offre cette possibilité à ses travailleurs.

Certipost ou Zoomit ?

Zoomit est un système  informatique hautement sécurisé qui permet aux utilisateurs d'un logiciel de type « Web Banking » de recevoir des documents électroniques via ce logiciel. Les documents qu'il est possible de recevoir par ce système sont principalement des factures et des bulletins de rémunération. Ce système informatique a été mis au point et est exploité par la société Isabel s.a.

Certipost est un système informatique hautement sécurisé qui permet l'échange de documents électroniques entre différentes parties, clients, fournisseurs, communes. Il permet également la conservation et  l'archivage des documents électroniques. Du point de vue de l'utilisateur final il se présente sous forme comparable à celle d'une messagerie électronique. Les documents qu'il est possible de recevoir par ce système sont principalement des bons de commandes et de livraison, des factures et des bulletins de rémunération

Zoomit et Certipost sont tous deux gratuits pour le travailleur qui choisit de recevoir ses bulletins de rémunération par l'un ou l'autre de ces deux canaux. Les procédures Zoomit et Certipost  différent l'une de l'autre mais offrent toutes deux un accès performant aux bulletins de rémunérations électroniques.

Contrairement à la plupart des autres secrétariats sociaux, le Secrétariat Social du Groupe S permet aux travailleurs de choisir eux-mêmes le canal de par lequel ils veulent recevoir leur bulletin de rémunération électronique une fois que leur employeur a autorisé la diffusion électronique. Les travailleurs effectuent ce choix en fonction de leurs préférences et de leurs critères de choix personnels. Les travailleurs peuvent eux-mêmes sans intervention ni de leur employeur ni du secrétariat social choisir le canal de réception qui leur convient le mieux.

Comment ca marche ?

Si vous êtes employeur, prenez contact avec votre gestionnaire de paie du Groupe S pour des informations complémentaires. La démarche consistera à donner votre accord quant à l'offre de ce service pour vos travailleurs. Chaque travailleur aura ensuite individuellement  la possibilité d'accepter ou de refuser d'utiliser de recevoir ses bulletins de rémunération par voie électronique.

Si vous êtes employé ou ouvrier, prenez contact avec votre employeur pour savoir si celui-ci offre cette possibilité aux membres de son personnel.

Quels sont vos Avantages ?

• Economique
  Vous distribuez encore vos feuilles de paie personnellement à vos collaborateurs ? Vous les envoyez par la Poste ? Supprimez ces coûts parasites grâce à la feuille de paie électronique !
• Gain de temps et efficacité
  Optez pour la version électronique et vous pourrez rayez la distribution des feuilles de paie de votre liste de choses à faire car tout est automatisé.
• Positif et innovant
  Votre entreprise va de l'avant. Grâce à ce mode de distribution ultra-moderne, vos collaborateurs auront une image positive de leur entreprise.
• Ecologique
  La feuille de paie électronique, un avantage indéniable pour votre entreprise mais un must pour la protection de notre environnement.
• Respect de la législation
  La solution  que vous offre le Secrétariat Social du Groupe S se conforme parfaitement à la  législation en vigueur en matière de diffusion électronique de documents de paie.

Voir aussi : Réception électronique de vos documents de paie.